Najbardziej powszechnym zadaniem automatu jest prowadzić sprzedaż. Czasem urządzenie vendingowe musi się jednak wcielić w bardziej wyszukane role np. magazyniera. W odegraniu tej roli kluczowym instrumentem najczęściej okazuje się zamknięty system płatniczy. Poniżej krótki przegląd możliwych rozwiązań, a także kilka uwag na co zwrócić uwagę rozmawiając o tych sprawach z klientem.

Z zamkniętym systemem płatniczym mamy do czynienia wtedy, kiedy konsument „z ulicy” nie jest w stanie z niego skorzystać. Wymagane jest „wtajemniczenie” sprowadzające się zazwyczaj do otrzymania od pracodawcy karty, klucza chipowego lub żetonu.
Zamknięte systemy płatnicze stosuje się zazwyczaj wtedy kiedy pewna grupa ludzi ma zostać uprzywilejowana przy korzystaniu z danego automatu/ów. Czasem chodzi jednak nie tyle o uprzywilejowanie, a bardziej o kontrolę, o ewidencję, kto wziął co, ile i kiedy.

Rodzaje zamkniętych systemów płatniczych

Zacznijmy od sklasyfikowania zamkniętych systemów płatniczych:

• Żetony. Charakteryzują się niskim kosztem wdrożenia, ponieważ do ich identyfikacji wykorzystuje się wrzutniki monet obecne prawie we wszystkich automatach. Często okazują się być szalenie niewygodne w obsłudze z punktu widzenia operatora. Oferują minimalny poziom kontroli i mały wachlarz zastosowań. Niosą za sobą także szereg logistycznych problemów (zgubienia, pobór żetonów z kasetek, konsumenci handlujący żetonami itp.)
  
  
• Rozwiązania off-line, czyli systemy, którymi nie sposób zarządzać zdalnie. Oferują w miarę szeroką elastyczność jeśli chodzi konfigurację – limity miesięczne, dzienne, ceny preferencyjne itp. Z drugiej strony jakiekolwiek zmiany parametrów wymagają fizycznej obecności pracownika obsługi i przeprogramowania każdego z czytników obsługujących daną grupę kart. Znikome są też możliwości ewidencjonowania posiadaczy kluczy. Do tej kategorii należą wszelkie rozwiązania wykorzystujące klucze chipowe, a także część systemów korzystających z MIFARE
  
  
• Rozwiązania on-line, czyli systemy, którymi można zarządzać zdalnie (np. System Nayax). Każdy z czytników ma łączność z centralnym serwerem, dzięki czemu cała konfiguracja i ewidencja wydań odbywa się przez Internet. Ta opcja pozwala też na pełną przejrzystość w relacjach z klientem. Klient otrzymuje swój własny login dający mu pełen wgląd w sprzedaż i ewidencję kart. Są to rozwiązania najwygodniejsze, ale w przeciwieństwie do pozostałych wiążą się z pobieraniem comiesięcznej opłaty od każdego terminala

Pierwsze rozwiązanie jest prawdopodobnie najtańsze, choć jego obsługa może okazać się najbardziej czasochłonna. Rozwiązania off-line są co do zasady tańsze od systemów on-line. Ale o dziwo klucze chipowe (rozdawane użytkownikom w systemie off-line) są zazwyczaj 4 razy droższe niż ich odpowiedniki w systemach on-line. Warto o tym pamiętać angażując się w duże przedsięwzięcia.

Oczekiwania klientów wobec systemów zamkniętych

Kiedy operator vendingowy rozmawia z klientem, u którego rozważa się wprowadzenie rozwiązania polegającego na zamkniętych systemach płatniczych dochodzi do spotkania dwóch światów. Z jednej strony mamy mniej lub bardziej sprecyzowane oczekiwania klienta. Po drugiej stronie jest operator starający przy użyciu swojej wiedzy, doświadczenia i narzędzi dostosować do przedstawionych oczekiwań. W takim przypadku warto, aby operator vendingowy miał świadomość produktów jakie funkcjonują na rynku i co poszczególne rozwiązania mają do zaoferowania.

Najczęściej spotykany scenariusz to taki, gdzie klient chce, aby użytkownicy (pracownicy) otrzymywali comiesięczny, odnawialny kredyt (ilościowy bądź wartościowy) na cały asortyment znajdujący się w automacie. Jest to proste do spełnienia oczekiwanie i z powyższym wymogiem poradzą sobie wszystkie rodzaje przedstawionych systemów. Dlatego w dalszej części skupię się na bardziej subtelnych funkcjach zamkniętych systemów płatniczych.

ŚRODKI UDOSTĘPNIONE VS. FAKTYCZNIE WYKORZYSTANE

Zdarza, że pracownicy nie zdołają w ciągu miesiąca wykorzystać kredytu, który został im nadany. W takiej sytuacji najkorzystniejsze dla operatora jest rzecz jasna zafakturowanie pełnego limitu bez względu na jego wykorzystanie. Są jednak klienci świadomi, że taki mechanizm jest dla nich krzywdzący. Wówczas rozwiązaniem jest albo przeniesienie niewykorzystanego kredytu na miesiąc następny, albo fakturowanie tylko za kredyt wykorzystany. W tym drugim przypadku idealnie sprawdzają się rozwiązania on-line, ponieważ w kilkadziesiąt sekund jesteśmy w stanie przygotować pełne podsumowanie sprzedaży poszczególnych kart.

EWIDENCJA PRACOWNIKÓW I WYDAŃ PRODUKTU

Wiele firm zauważyło, że kiedy zaczyna monitorować, który pracownik pobrał ile np. rękawic ochronnych, zużycie tych ostatnich znacząco spada. Kiedy pracownicy otrzymują od pracodawcy coś za darmo, często ta darmowa zdobycz zaczyna znajdować nadzwyczaj szerokie zastosowanie. I tak np. jednorazowy płaszcz chirurgiczny staje się idealnym strojem do grania w piłkę na błocie, a rękawice ochronne świetnie sprawdzają się w jeździe na rowerze itp. Vending może być odpowiedzią na te problemy. W tym przypadku najlepiej sprawdzą się systemy on-line, gdzie kartę można przypisać do konkretnego pracownika, gdzie mamy informację o datach i godzinach pobrań konkretnych produktów.

WYKORZYSTANIE ISTNIEJĄCYCH KART PRACOWNICZYCH

W wielu firmach funkcjonują karty pracownicze wykorzystywane do ewidencji czasu pracy, lub jako przepustki otwierające drzwi do pomieszczeń, wind itp. Niektóre systemy są w stanie wykorzystać istniejące karty pracownicze jako instrument płatniczy w automatach. Wdrażając takie rozwiązanie odpada problem dystrybucji i zakupu kluczy chipowych, a pracownicy nie muszą pamiętać o noszeniu kolejnego gadżetu. Aby wykorzystać istniejące karty należy ustalić, czy standard w jakim funkcjonują karty będzie mógł być rozpoznany przez dany system płatniczy. Dlatego sugerowałbym, aby przed złożeniem obietnicy klientowi, skontaktować się w tej sprawie z dostawcą systemu płatniczego i potwierdzić kompatybilność kart pracowniczych z czytnikami. W razie braku kompatybilności wyjściem awaryjnym jest umieszczenie na kartach pracowniczych naklejek wielkości 50-groszówki pełniących rolę klucza chipowego. Z tym że w tym ostatnim przypadku jesteśmy zmuszeni wydać kilka złotych na każdą naklejkę.

SUBSYDIOWANIE TYLKO NIEKTÓRYCH PRODUKTÓW

Operatorzy vendingowi mogą zetknąć się z klientem, który stwierdzi, że jeżeli już ma cokolwiek subsydiować (częściowo lub w całości) swoim pracownikom to może to być ewentualnie kawa z mlekiem lub kanapka, ale na pewno nie będzie to gorąca czekolada ani baton z orzechami. W takim przypadku należy posłużyć się systemem płatniczym (on-line lub off-line) dającym możliwość skonfigurowania kart pod konkretne wybory w maszynie. Innymi słowy dana karta pozwoli na kupno tylko niektórych produktów w danym automacie. Pozostałe produkty będą albo niedostępne, albo w cenie standardowej pozbawionej rabatu.

Rozwiązania są. Tylko jak je sprzedać?

Na przestrzeni ostatnich lat na rynku pojawiło się kilka ciekawych zamkniętych systemów płatniczych. Firmy vendingowe nie są już skazane na żetony, czy mało elastyczne rozwiązania bazujące na kluczach chipowych. Pytanie czy operatorzy bogatsi o nowe narzędzie zdołają dotrzeć do klientów z odświeżoną, ciekawą ofertą. Czy kulawy rynek automatów, gdzie jakość i satysfakcja użytkowników często są trzeciorzędne, jest gotowy na innowacyjne, ale zarazem droższe rozwiązania? Dużo zależy od klientów i kryteriów jakimi będą się kierować przy wyborze operatora.

Paweł Ożga

Artykuł ukazał się również w czasopiśmie Świat Vendingu (nr 13/2014)